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基于州法律, 审计署在马萨诸塞州各部门之间建立退款帐户.

在卖方部门完成A项后,在MMARS中建立一个退款账户 退款授权形式 并提交给CTR法律团队. 卖方部门然后由CTR发出“ISELL”卖方代码.

然后,卖方部门可以开始创建并向购买服务的联邦部门发送累赘文件.

卖方和买方部门之间的书面和口头沟通是使这个业务流程有效工作的关键.

步骤1:内部负担文件(IE)

卖方部门创建IE

  •  为便于识别,卖方不应使用自动编号选项.
  • 他们应该创建一个文档ID代码来描述IE的用途.
  • 卖方输入他们的供应商客户代码(ISELLXXXXXXX)来完成供应商部分。.
  • 卖方在“会计”部分的“一般信息”子部分的“行数”字段中输入IE的金额.
  • 卖方将批准的目标代码输入会计科的基金会计小节.
  • 卖方保存IE.
  • 完成IE浏览器的创建, 卖方应通过电子邮件通知买方IE在文档目录中.

采购部完成IE

  • 当买方在文档目录上看到IE时, 他们应核实金额,并进入基金, 子基金, 部门, 单位, 和基金的Appr股.
  • 会计分组和任何必需的信息在会计分组的详细会计分组.
  • 买方应验证IE. (不应提交).
  • 买方应通过电子邮件通知卖方IE已准备好提交至最终状态.

卖方部门完成IE

  • 卖方应审查IE上的信息,如果他们同意, 他们应该把它提交到最终状态.

步骤2:内部事务启动器(ITI)

卖方创建ITI

1. ITI不仅充当发票的角色, 但它包含卖方的收入帐户,该帐户将被复制到ITA.

2. 卖方不应使用Doc ID的自动编号选项. 他们应该创建一个可以被卖方和买方轻松识别的文档ID代码.

3. 如果只有一个ITI引用IE, 应该使用与IE相同的文档ID代码. 如果有多个ITIs引用一个IE, Doc ID可以由IEs Doc ID的前18个字符组成,最后2个字符用作ITI计数器.

4. 报头部分“一般信息”子部分中的“启动器”字段必须是“供应商/卖方”.

5. 卖方将其供应商代码输入标题部分的第一方信息子部分.

6. 卖方在卖方章节的第2方信息章节中填写“INTDEPTBUYER”.

7. 卖方选择位于会计部分的“一般信息”子部分中的“事件类型”. 事件类型取决于卖方收入账户和买方费用账户的基金和子基金价值. 卖方可以从IE中会计部分的基金会计子部分中获得买方的基金和子基金.

8. 如果买方费用账户的基金和子基金与卖方收入账户的基金和子基金相同, 事件类型为IN06. 如果买方费用的基金与卖方收入账户的基金不同,或者买方费用的子基金与卖方收入账户的子基金不同, 事件类型为IN04.

9. 如果IE有多行,对应的ITI行需要有不同的事件类型, 它必须为每个事件类型做.

10. 卖方输入位于会计部分的“一般信息”子部分中的“行金额”.

11. 卖方进入收入账户的基金, 子基金, 部门, 单位, 和收入来源在会计科的基金会计分科.

12. 卖方验证ITI.

13. 卖方提交ITI至决赛.

14. 卖方必须向买方发送一封电子邮件,通知买方ITI已完成,买方部门应将ITI抄送过来,并完成ITA以转移资金.

步骤3:ITA内部交易协议

买方必须完成ITA以将资金转入卖方的收入账户

1. 完成ITA的创建, 标题部分的第一方信息子部分是从ITI推断出来的.

2. 建议:帮助协调ITI与ITA, “ITA Doc ID”应与“ITI Doc ID”保持一致.

3. 启动器参考部分中的启动器参考子节从ITI中延续下来,启动器参考部分中的其他子节被推断出来.

4. 事件类型将在第二方会计一节的“一般信息”一节中推断. 买方输入线路金额.

5. 买方输入IE Doc ID, Ref供应商线, 和参考会计线进入第二方会计部分的参考子部分. “基金会计”及“详细会计”分项内的资料,将会从参考的IE中推知.

6. ITA的“Accounting”部分可以有多行,每行有不同的IE引用.

7. ITA文档总数必须与引用的ITI文档总数相等.

8. 买方对ITA进行验证.

9. 买方向最终版提交ITA并通知卖方.

部门间产权负担交易(IET)

每两周, 在周二工资单开始后的周四, IET文件的创建是为了让联邦能够支付医疗保险税, 失业保险, 代表联邦雇员缴纳全民健康保险.

各部门应定期检查, 在IET文档创建的那个星期四, 查看是否有任何文件处于拒绝状态. 重要的是要注意,各部门目前可以查看文档和错误消息, 但CTR必须做出调整才能清除它们.

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ISA是记录州政府任何分支机构内两个联邦部门之间的商业协议(合资企业)的合同.

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